Глава 1: ВЪВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕТО НА ПРОЕКТИ
Всички ние сме се сблъсквали с някои от аспектите на управлението на проекти. Всъщност, ти най-вероятно разработваш и управляваш проекти в ежедневието си от доста дълъг период от време, без да го осъзнаваш. В тази глава ще научите повече за различните аспекти на проектното управление.
Запознай се с екипа
“Радваме се, че си тук. Нека се представим”
Ние сме Ема, Леон, Габи и Сал и заедно разработваме продукт, наречен „Grocerido“. Това е услуга за доставка на продукти за възрастни хора. Ние ще си разпределим задачите, за да сме сигурни, че проектът ще бъде успешен.
В рамките на следващия час и половина, заедно с нас, ти ще откриеш, какво означава да си ръководител на проект. Стъпка по стъпка, ще се запознаеш с най-важните процеси, умения и концепции в рамките на проектното управление. По този начин, ще можеш да прилагаш тези знания в бъдещите си проекти. Ще те преведем през процесите за управление на проекти и ще те научим на уменията и концепциите на управлението на проекти, които могат да се приложат към всеки проект.
В края на всеки модул, ще получиш формуляри, които могат да се използват за създаването на твои собствени проекти. Любопитен ли си? Да започваме.
Упражнение 1: Какво е проект?
Габи: „Всички ние сме се сблъсквали с някои от аспектите на проектното управление, например в училище. Всъщност, ти най-вероятно разработваш и управляваш проекти в ежедневието си от доста дълъг период от време, без да го осъзнаваш. Всеки път, когато планираш какви дрехи да си вземеш за почивката, планираш време за среща със своите приятели, изготвяш презентация или строиш хартиен самолет с твоя екип, ти участваш в различни аспекти на управлението на проекти.“
Упражнение 2: Ключови роли в управлението на проект
Ема: „С Леон, Габи и Сал ще изпълняваме различни роли в нашия проект за разработване на продукта, който нарекохме Grocerido. Нека да се запознаем с някои от основните роли, които се срещат във всеки проект. Можеш ли да ни помогнеш да поставим правилно имената до тяхното описание?“
Упражнение 3: Процеси в управлението на проекти
–
Леон: „Всеки проект, независимо от неговия размер и сложност, включва използването на специфични умения, инструменти и процедури за изпълнение на целите на проекта. Управлението на проекта се реализира чрез пет последователни процеса:
- Процесът на иницииране е началото на проекта. По време на този процес, се идентифицират заинтересованите страни и се избира ръководител на проекта. Дефинират се целите и задачите на проекта и се получава разрешение за продължение на работата.
- По време на процеса на планиране, се създава план на проекта. Ръководителят на проекта и членовете на екипа дефинират дейностите, необходими за получаване на крайния продукт, услуга или резултат. Освен това, те определят какъв персонал и ресурси са необходими, определят график и наличен бюджет за проекта. Процесът на планиране и много важен за цялостния успех на проекта. Без внимателно планиране, ръководителят и екипът на проекта може да се затруднят изключително много с реализацията и постигането на успех на проекта.
- Изпълнението е процесът на привеждане на плана на проекта в действие. Етапът на изпълнение включва реализацията на дейностите, които са идентифицирани в процеса на планиране.
- По време на целия проект се осъществяват дейности по наблюдение и контрол. Наблюдението и контролът целят да гарантират, че всички дейности в плана на проекта са изпълнени на време и в рамките на бюджета, но заедно с това адресират промените, които е необходимо да се направят, за да се постигнат целите на проекта.
- В процеса на завършване, се реализират целитена проекта. Извършва се финалната административна работа и се систематизират научените уроци, с цел да се използват за по-добра работа при бъдещи проекти. Процесът на завършване включва и екипът да отдели време за да отпразнува своите успехи по пътя към приключването на проекта.
Помогни ни да предприемем правилните стъпки за реализация на нашия проект, като ги подредиш в правилния ред.“
Упражнение 4: Трите ограничения в управлението на проекти
Сал: „Всеки път, когато инициираме проект, е важно да помислим за това какво трябва да се направи (обхват), колко ще струва (разходи) и колко време ще ни отнеме (време). Ние правим това през цялото време, в различни проекти, например когато планиранме старта на нашата услуга, когато учеим за изпит или дори, когато планираме парти за рожден ден. Тези три параметъра се наричат трите ограничения в управлението на проекти.“
След като преминеш през петте модула, ще можеш да направиш тест, с който да провериш наученото и да получиш сертификат за взимане на курса.
Премини към следващата глава
Глава 2: Иницииране на проекта
Основни термини
Кликни на думите, за да се разшири прозореца и разбереш тяхното значение:
Критерии за приемане:
Набор от условия, които трябва да бъдат изпълнени преди приемане на резултатите.
Дейност:
Определена, планирана част от работата, извършвана по време на проект.
Допускане:
Фактор в процеса на планиране, който се възприема като верен, реален или сигурен, без доказателство или демонстрация.
Процес на завършване:
Процесите, извършвани за официалното приключване на проекта, фаза или договор.
Управление на комуникациите:
Компонент на проекта, програмата или план за управление на портфейл, който описва как, кога и с кого ще бъде обменяна и предавана информация за проекта.
Ограничение:
Ограничителен фактор, който въздейства върху изпълнението на проект, програма, портфолио или процес.
Резултат:
Всеки уникален и удостоверим продукт, резултат или възможност за предоставяне на услуга, които трябва да бъдат създадени за завършването на процес, фаза или проект.
Процес на изпълнение:
Това е процесът на реализиране на плана на проекта. Етапът на изпълнение включва осъществяването на дейностите, които са идентифицирани в рамките на процеса на планиране.
Процес на инициация:
Тези процеси се извършват, за да се дефинира нов проект или нова фаза на съществуващ проект, чрез получаването на разрешение за започване на проект или фаза.
Научени уроци:
Познанията, натрупани по време на изпълнението на проекта, които показват начина, по който са управлявани събитията в проекта или трябва да се адресира в бъдеще за целите на подобрение на бъдещото представяне.
Важно събитие:
Това е ключов момент или събитие в даден проект, програма или портфолио.
Планиране на важно събитие:
Тип на график, който представя важните събития с планирани дати.
Процес на наблюдение и контрол:
Извършва се през целия проект. Наблюдението и контролът включва гарантиране, че всички дейности в плана на проекта са изпълнени на време и в рамките на бюджета и справяне с промени, които се налагат за постигане на целите на проекта.
Процес на планиране:
Ръководителят на проекта и членовете на екипа дефинират дейностите, необходими за получаване на крайния продукт, услуга или резултат. Определяне на какъв персонал и ресурси са необходими, определяне на график и наличен бюджет за проекта.
Проект:
Временно усилие, което е предприето за създаването на уникален продукт, услуга или резултат.
Харта на проект:
Документ, издаден от инициатора на проекта или спонсора, който официално разрешава съществуването на проекта и предоставя на мениджъра пълномощието да прилага организационни ресурси към дейностите на проекта.
Управление на проект
Прилагането на знания, инструменти и техники спрямо дейности на проекта с цел изпълнение на изискванията на проекта.
Ръководител на проект
Това е лицето, на което изпълняващата проекта организация възлага, да води екипа и да поеме отговорността за постигане на целите на проекта.
График на проекта
Създаването на модел на график, който представя свързани дейни дейности с планирани дати, продължителности, важни събития и ресурси.
Екип на проекта
Група от хора, които подпомагат ръководителя на проекта при изпълнението на дейностите на проекта с цел постигане на неговите цели.
Обхват:
Работата, която е необходимо да се извърши, за да се реализира даден продукт, услуга или резултат, с определени характеристики или функции.
Разширение на обхват:
Неконтролирано разширение на продукт или обхват на проект, без корекции във време, разходи и ресурси.
Спонсор:
Лице или група, които предоставят ресурси и помощ за проекта, програмата или портфолиото и са отговорни за позволяването на успеха.
Заинтересована страна:
Лице, група или организация, които могат да въздействат, да бъдат въздействани от, или да се възприемат като въздействани от решение, действие или резултат на проект.
Регистър на заинтересовани страни:
Проектен документ, който включва идентифицирането, оценката и класификацията на заинтересованите страни по проекта.
Ресурс
Член на екипа или всеки физически ресурс, необходим за изпълнението на проекта.
Риск:
Несигурно събитие или условие, което, ако се случи, има положително или отрицателно въздействие върху една или повече от целите на проекта.
Съставна структура на работата (WBS - work breakdown structure):
Йерархична разбивка на цялостния обхват на работата, която трябва да се извърши от екипа на проекта с цел постигане на целите на проекта и създаването на необходимите резултати.