Глава 3: Планиране на проект
Без внимателно планиране, ръководителят на проекта и екипа може да се затруднят много с постигането на успех на проекта. Ще научиш как да преминеш през различните фази и да разделиш работата.
Процесът на планиране включва следните дейности:
- Разбиране на работата в дейности.
- Определяне на реда на приоритет на дейностите.
- Оценка на времето, необходимо за всяка дейност.
- Определяне на роли и отговорности.
Планиране на времето и начина за наблюдение и контрол на проекта
Ема: „Всяка част от нашия процес на планиране надгражда частите, които са налични преди нея. С времето, може да се окаже, че ще трябва да преразгледаш части от своя проект.
Този процес на преглед и ревизия е част от наблюдението и контрола на проекта. Наблюдението и контрола ще бъдат по-лесни за изпълнение с регулярно предоставяне на информация от екипа.
Например: ние се срещаме всяка понеделник сутрин, за да се отчетем за актуалните си текущи дейности.“
Изграждане на график на проекта
Габи: „Трябва да бъде създаден график на проекта, в който да се идентифицират основните събития, дейностите, които трябва да бъдат завършени, включително техните начални дати и срокове, за да можем да успеем да приключим с всичко до нашия краен срок, който е събитието, отбелязващо стартирането на услугата.
За създаването на график, изпълняваме три стъпки.
- Идентификация на основни събития: Основните събития са критични точки в графика на проекта, които може да бъдат наблюдавани, за да се определи дали проектът се изпълнява в график. Те показват завършването на основни елементи на проекта.
- Дефиниране на дейности: Какви дейности трябва да бъдат завършени, за да бъдат изпълнени изискванията на всяко основно събитие?
- Списък на дейностите: Дейностите представляват „списъка със задачи“ за всяка дейност.
Ние разбиваме основните събития в проекта и дейностите чрез съставна структура на работата (WBS). Можете да видите пример под този текст.
- Определяне на последователността: Кога всяко важно събитие, дейност и задача ще бъдат завършени?
За да определим последователността, ще трябва да направим кои дейности са зависими и кои са независими.
Зависима задача означава, че първо трябва да бъде завършена друга дейност или задача, преди да може да започне изпълнението на зависимата задача. Пример: Ако аз ще доставям продуктите, първо ще трябва да ги закупя. Така че доставката на продуктите зависи от завършването на процеса на закупуване на продуктите.
Независима задача означава, че дадена дейност или задача могат да бъдат изпълнени по всяко едно време и това не е свързано със завършването на друга задача.
- Изчисление на времето: Колко време ще е необходимо за завършването на всяка една задача? Това е твоето най-добро предположение, основано на минал опит, имайки предвид количеството работа, която трябва да се свърши.
Подценяването на количеството време, необходимо за изпълнението на всяка една дейност, е обичайна грешка. Добавянето на допълнително време в графика може да ти помогне да гарантираш, че имаш достатъчно време, за да завършиш проекта си в срок.
- Изграждане на график: Имайки предвид цялата предоставена по-горе информация, се можеш да изградиш график.
Упражнение 7: Съставна структура на работата
С помощта на следващия текст, попълни канавата:
Управлението на проекти може да бъде разделено на пет последователни процеса:
- Процесът на иницииране е началото на проекта. По време на този процес се идентифицират заинтересованите страни по проекта и се избира ръководител на проекта. Целите и задачите на проекта са определени и е получено разрешение за продължаване на проекта.
- По време на процеса на планиране се създава проектният план. Ръководителят на проекта и членовете на екипа определят дейностите, необходими за завършване на крайния продукт, услуга или резултат. Те също така определят какъв персонал и ресурси са необходими, определят сроковете и наличния бюджет за проекта. Процесът на планиране е много важен за цялостния успех на проекта. Без внимателно планиране, ръководителят на проекта и екипът на проекта може да се затруднят в постигането на успех в проекта.
- Изпълнението е процесът на работа по плана на проекта. Етапът на изпълнение включва извършване на дейностите, очертани по време на процеса на планиране.
- Мониторингът и контролът се извършват през целия проект. Мониторингът и контролът включва гарантиране, че всички дейности в плана на проекта са завършени навреме и в рамките на бюджета, както и справяне с всички промени, необходими за успешното постигане на целите на проекта.
- В процеса на приключване се постигат целите на проекта. Завършва административната работа и се извличат поуките за подобряване на бъдещите проекти. Процесът на закриване включва отделяне на време за празнуване на успехите на екипа по пътя към завършване на проекта.
Определяне на роли и отговорности
Сал: „За нашия екип е важно да разберем силните страни, уменията и възможностите на всеки един човек от нашия екип, за да сме сигурни, че хората получават правилните отговорности, които отговарят на техните личности и умения.
Таблицата за определяне на отговорностите (RAM) може да се използва за свързването на всеки член от екипа с подходящите дейности. Добра практика е да се определи и резервен човек, в случай, че титулярът не е наличен.“
Планиране кога, какво и как ще комуникирате
Ема: „Членовете на нашия екип и заинтересованите страни (като училищното настоятелство, местния магазин и дома за възрастни хора) се нуждаят от информация за развитието на проекта и какво може да изисква промяна, за да бъде свършена цялата работа.
Планирането на комуникация включва ясното разбиране кой с кой трябва да комуникира и колко често, както и каква информация ще има релевантност и ще бъде полезна за всяка заинтересована страна.“
Упражнение 8: Планиране на риска
Сал: „Идентифицирането на възможните рискове, които могат да въздействат върху успешния резултат на проекта е важно, например, ако нашата услуга е толкова полезна, че е вероятно да се разширим и в друг град!
Идентифицирането на потенциалните рискове предоставя възможността за предварителното планиране на реакция, както в случай на успех, така и в случай на неуспех, което ще бъде полезно при избягването или минимализирането на отрицателното въздействие върху проекта.
Рискът може да въздейства една или повече области на проекта, включително:
- Ресурси: Възможността за събиране на хора, оборудване, финансиране или други ресурси за завършване на проекта
- Време: Дали резултатите или целият проект ще бъдат завършени в срок?
- Обхват: Завършване и предоставяне на всички елементи, описани в първоначалния обхват
- Качество: Как всеки един от резултатите отговаря на целите, определени в критериите за приемане.“
Упражнение
Попълни нивото на риска, като дръпнеш първата буква от думата в правилната колона:
След като преминеш през петте модула, ще можеш да направиш тест, с който да провериш наученото и да получиш сертификат за взимане на курса.
Премини към следващата глава
Глава 4: Изпълнение, наблюдение и контрол
Основни термини
Кликни на думите, за да се разшири прозореца и разбереш тяхното значение:
Критерии за приемане:
Набор от условия, които трябва да бъдат изпълнени преди приемане на резултатите.
Дейност:
Определена, планирана част от работата, извършвана по време на проект.
Допускане:
Фактор в процеса на планиране, който се възприема като верен, реален или сигурен, без доказателство или демонстрация.
Процес на завършване:
Процесите, извършвани за официалното приключване на проекта, фаза или договор.
Управление на комуникациите:
Компонент на проекта, програмата или план за управление на портфейл, който описва как, кога и с кого ще бъде обменяна и предавана информация за проекта.
Ограничение:
Ограничителен фактор, който въздейства върху изпълнението на проект, програма, портфолио или процес.
Резултат:
Всеки уникален и удостоверим продукт, резултат или възможност за предоставяне на услуга, които трябва да бъдат създадени за завършването на процес, фаза или проект.
Процес на изпълнение:
Това е процесът на реализиране на плана на проекта. Етапът на изпълнение включва осъществяването на дейностите, които са идентифицирани в рамките на процеса на планиране.
Процес на инициация:
Тези процеси се извършват, за да се дефинира нов проект или нова фаза на съществуващ проект, чрез получаването на разрешение за започване на проект или фаза.
Научени уроци:
Познанията, натрупани по време на изпълнението на проекта, които показват начина, по който са управлявани събитията в проекта или трябва да се адресира в бъдеще за целите на подобрение на бъдещото представяне.
Важно събитие:
Това е ключов момент или събитие в даден проект, програма или портфолио.
Планиране на важно събитие:
Тип на график, който представя важните събития с планирани дати.
Процес на наблюдение и контрол:
Извършва се през целия проект. Наблюдението и контролът включва гарантиране, че всички дейности в плана на проекта са изпълнени на време и в рамките на бюджета и справяне с промени, които се налагат за постигане на целите на проекта.
Процес на планиране:
Ръководителят на проекта и членовете на екипа дефинират дейностите, необходими за получаване на крайния продукт, услуга или резултат. Определяне на какъв персонал и ресурси са необходими, определяне на график и наличен бюджет за проекта.
Проект:
Временно усилие, което е предприето за създаването на уникален продукт, услуга или резултат.
Харта на проект:
Документ, издаден от инициатора на проекта или спонсора, който официално разрешава съществуването на проекта и предоставя на мениджъра пълномощието да прилага организационни ресурси към дейностите на проекта.
Управление на проект
Прилагането на знания, инструменти и техники спрямо дейности на проекта с цел изпълнение на изискванията на проекта.
Ръководител на проект
Това е лицето, на което изпълняващата проекта организация възлага, да води екипа и да поеме отговорността за постигане на целите на проекта.
График на проекта
Създаването на модел на график, който представя свързани дейни дейности с планирани дати, продължителности, важни събития и ресурси.
Екип на проекта
Група от хора, които подпомагат ръководителя на проекта при изпълнението на дейностите на проекта с цел постигане на неговите цели.
Обхват:
Работата, която е необходимо да се извърши, за да се реализира даден продукт, услуга или резултат, с определени характеристики или функции.
Разширение на обхват:
Неконтролирано разширение на продукт или обхват на проект, без корекции във време, разходи и ресурси.
Спонсор:
Лице или група, които предоставят ресурси и помощ за проекта, програмата или портфолиото и са отговорни за позволяването на успеха.
Заинтересована страна:
Лице, група или организация, които могат да въздействат, да бъдат въздействани от, или да се възприемат като въздействани от решение, действие или резултат на проект.
Регистър на заинтересовани страни:
Проектен документ, който включва идентифицирането, оценката и класификацията на заинтересованите страни по проекта.
Ресурс
Член на екипа или всеки физически ресурс, необходим за изпълнението на проекта.
Риск:
Несигурно събитие или условие, което, ако се случи, има положително или отрицателно въздействие върху една или повече от целите на проекта.
Съставна структура на работата (WBS - work breakdown structure):
Йерархична разбивка на цялостния обхват на работата, която трябва да се извърши от екипа на проекта с цел постигане на целите на проекта и създаването на необходимите резултати.