Глава 5: Приключване на проект
Завършването на проект е постижение. Това постижение се основава на много работа. Като група, ти и твоите членове на екипа, заедно, сте измислили идеята, планирали сте я, изпълнили сте плана, наблюдавали сте/контролирали сте своя напредък и сега сте достигнали до процеса на завършване.
“Успяхме!”
Сал, Ема, Габи, Леон: „УСПЯХМЕ. СТАРТИРАЩОТО СЪБИТИЕ МИНА СТРАХОТНО!
След един ден почивка, вече сме готови да приключим тази част на проекта. Приключването е процесът на завършване на проекта. Завършването на проект е постижение. Това постижение се основава на много работа.”
Процесът на приключване
Ние, като група, заедно, измислихме идеята, планирахме я, изпълнихме плана, наблюдавахме/контролирахме своя напредък и сега достигнахме до процеса на завършване. В процеса на завършване, имаме възможност да разсъждаваме върху качеството на резултатите от проекта, какво научихме за управлението на проект и колко добре работихме със своя екип.
В процесът на приключване също има работа, която трябва да се завърши, като:
-
-
- Някои проекти изискват създаването на закриваща презентация, за предоставяне на финалния доклад на заинтересованите страни (училищно настоятелство, дом за възрастни хора, спонсори и др.).
- Събираме и съхраняваме всички документи, свързани с проекта (като план на проекта, изпълнен график и т.н.) в портфолио на проекта, като папка или компютър. Тези документи се превръщат в справочни материали за бъдещи проекти, например, за повторение на нашата услуга за доставка на продукти в следващите месеци или друго събитие, на което желаем да сме домакини.
- Членовете на екипа трябва „да разпишат“ проекта, за да удостоверят, че той е завършен.
- Създаваме документ за научените уроци, заедно с членовете на екипа, като ги питаме какво мина добре, какво можеше да се направи по-добре и какво трябва да продължи.
- Извършваме самооценка и оценка от колегите и разговаряме с всеки член на екипа лично. Тук включваме въпроси, като:
- дали сме се отнасяли един с друг с уважение;
- дали сме споделяли своите отговорности;
- дали сме комуникирали ясно и ефективно;
- дали сме работили организирано, и
- дали сме управлявали времето си разумно.
- И, разбира се, накрая, празнуваме всичко постигнато от нашия екип! Независимо от резултата, ние отделихме време и усилия, научихме много по пътя и трябва да се възнаградим за ВСИЧКИ усилия.
-
Самооценка и оценка от колеги
Леон: „За да може всеки член на екипа да израсте от този процес, ние извършваме самооценка и оценка от колеги. Правим това, като създаваме съобщение за всеки член на екипа, което изглежда като това:
Упражнение 11: Открий думите
Сал: “Нека празнуваме, като намерим всички ключови термини от всяка глава, за да покажем че ти си готов за управление на проект за полет до ЛУНАТА!
Думите са разположени хоризонтално и вертикално. Придвижете мишката над намерената дума, за да я изберете”.
Върнете се към началото
Поздравления, завърши електронния модул за обучение!
Провери какво си научил
Ти завърши петте глави на курса и можеш да провериш какво си научил. Направи финалния тест и ще получиш оценка и сертификат за завършване на курса.
Основни термини
Кликни на думите, за да се разшири прозореца и разбереш тяхното значение:
Критерии за приемане:
Набор от условия, които трябва да бъдат изпълнени преди приемане на резултатите.
Дейност:
Определена, планирана част от работата, извършвана по време на проект.
Допускане:
Фактор в процеса на планиране, който се възприема като верен, реален или сигурен, без доказателство или демонстрация.
Процес на завършване:
Процесите, извършвани за официалното приключване на проекта, фаза или договор.
Управление на комуникациите:
Компонент на проекта, програмата или план за управление на портфейл, който описва как, кога и с кого ще бъде обменяна и предавана информация за проекта.
Ограничение:
Ограничителен фактор, който въздейства върху изпълнението на проект, програма, портфолио или процес.
Резултат:
Всеки уникален и удостоверим продукт, резултат или възможност за предоставяне на услуга, които трябва да бъдат създадени за завършването на процес, фаза или проект.
Процес на изпълнение:
Това е процесът на реализиране на плана на проекта. Етапът на изпълнение включва осъществяването на дейностите, които са идентифицирани в рамките на процеса на планиране.
Процес на инициация:
Тези процеси се извършват, за да се дефинира нов проект или нова фаза на съществуващ проект, чрез получаването на разрешение за започване на проект или фаза.
Научени уроци:
Познанията, натрупани по време на изпълнението на проекта, които показват начина, по който са управлявани събитията в проекта или трябва да се адресира в бъдеще за целите на подобрение на бъдещото представяне.
Важно събитие:
Това е ключов момент или събитие в даден проект, програма или портфолио.
Планиране на важно събитие:
Тип на график, който представя важните събития с планирани дати.
Процес на наблюдение и контрол:
Извършва се през целия проект. Наблюдението и контролът включва гарантиране, че всички дейности в плана на проекта са изпълнени на време и в рамките на бюджета и справяне с промени, които се налагат за постигане на целите на проекта.
Процес на планиране:
Ръководителят на проекта и членовете на екипа дефинират дейностите, необходими за получаване на крайния продукт, услуга или резултат. Определяне на какъв персонал и ресурси са необходими, определяне на график и наличен бюджет за проекта.
Проект:
Временно усилие, което е предприето за създаването на уникален продукт, услуга или резултат.
Харта на проект:
Документ, издаден от инициатора на проекта или спонсора, който официално разрешава съществуването на проекта и предоставя на мениджъра пълномощието да прилага организационни ресурси към дейностите на проекта.
Управление на проект
Прилагането на знания, инструменти и техники спрямо дейности на проекта с цел изпълнение на изискванията на проекта.
Ръководител на проект
Това е лицето, на което изпълняващата проекта организация възлага, да води екипа и да поеме отговорността за постигане на целите на проекта.
График на проекта
Създаването на модел на график, който представя свързани дейни дейности с планирани дати, продължителности, важни събития и ресурси.
Екип на проекта
Група от хора, които подпомагат ръководителя на проекта при изпълнението на дейностите на проекта с цел постигане на неговите цели.
Обхват:
Работата, която е необходимо да се извърши, за да се реализира даден продукт, услуга или резултат, с определени характеристики или функции.
Разширение на обхват:
Неконтролирано разширение на продукт или обхват на проект, без корекции във време, разходи и ресурси.
Спонсор:
Лице или група, които предоставят ресурси и помощ за проекта, програмата или портфолиото и са отговорни за позволяването на успеха.
Заинтересована страна:
Лице, група или организация, които могат да въздействат, да бъдат въздействани от, или да се възприемат като въздействани от решение, действие или резултат на проект.
Регистър на заинтересовани страни:
Проектен документ, който включва идентифицирането, оценката и класификацията на заинтересованите страни по проекта.
Ресурс
Член на екипа или всеки физически ресурс, необходим за изпълнението на проекта.
Риск:
Несигурно събитие или условие, което, ако се случи, има положително или отрицателно въздействие върху една или повече от целите на проекта.
Съставна структура на работата (WBS - work breakdown structure):
Йерархична разбивка на цялостния обхват на работата, която трябва да се извърши от екипа на проекта с цел постигане на целите на проекта и създаването на необходимите резултати.