Глава 2: Иницииране на проект
При стартирането на проект, първото нещо, което трябва да се направи, е да се определят целите на проекта. Това е възможност да се вземе решение какво ще се върши и какви са очакваните резултати. Ще научите повече за резултатите, като продукт, услуга или резултат от процес.
Инициализационен процес
Леон: „В рамките на инициализационния процес за нашата услуга за доставка на продукти за възрастни хора, ние имаме три цели:
- Да дефинираме проекта: Ние изграждаме услуга, която възрастните хора могат лесно да използват на седмична база, която ще им помогне да се чувстват по-малко стресиране.
- Идентифициране на заинтересованите страни: Ние идентифицирахме училищното настоятелство, домът за възрастни хора, местният магазин и нашия екип като заинтересовани страни.
- Да получим разрешение за проекта: Ние се нуждаем от одобрение от училищното настоятелство и бихме искали да имаме обратна връзка от дома за възрастни хора, за да сме сигурни, че предприемаме правилните стъпки. И разбира се, нашият екип също трябва да е на борда.“
Дефиниране на проекта: основни въпроси
Leon: “При стартирането на проект, първото нещо, което трябва да се направи, е да се определят целите на проекта. Това е възможност да се вземе решение какво ще се върши и какви са очакваните резултати. Резултатите са продукт, услуга или резултат от процес.
Следните шест основни въпроса помагат на екипите да дефинират своите проекти по най-добрия начин:
- Защо? Защо се инициира проекта? Защо това е нашата причина да стартираме проекта?
- Кой? За кой се върши тази работа? Идентифициране на хората, които участват или са повлияни от резултата на проекта, както положително, така и отрицателно.
- Какво? Какво ще предоставим? Каква работа трябва да свършим? От какви ресурси и фондове се нуждаем, за да предоставим тези резултати?
- Кога? Кога ще предоставим тези резултати? Кога спонсорът на проекта ще одобри и приеме финалните резултати на проекта?
- Къде? Къде ще бъдат използвани резултатите? Къде ще бъде постигнато това? Ако дадено училище планира годишен пикник за набиране на средства, отговорът може да бъде „местния парк“.
- Как? Как ще постигнем целта и задачите на проекта? Как ще се измерва успеха?
Упражнение 5: Дефиниране на проекта
Кой отговор на въпроса липсва? Прочети текста по-горе, за да видиш какви въпроси са зададени на групата. Провери дали “Защо?”, “Кой?”,”Какво?”,”Кога?”,”Къде?” или “Как?” липсва.
Сал:
- „Ние инициираме този проект, защото желаем да помогнем на възрастните хора от нашия град с техните покупки.
- Стартираме тази услуга специално за възрастни хора, защото ние забелязахме, в нашите семейства, че те често се нуждаят от помощ. Ако не успеем с проекта, ще има родители и възрастни хора, които биха искали да използват нашите услуги и ще останат разочаровани.
- Ние ще предоставяме услугата и по телефона. Възрастните хора ще получат тетрадки, в които те могат да правят своите списъци за покупки. Набрали сме бюджет от 1 000 Евро чрез краудфъндинг и ще организираме събитие за набиране на средства, ако надвишим бюджета.
- Следният отговор липсва: Ние желаем да стартираме нашата услуга в петък, 17-ти юни. Ще са ни необходими около 6 месеца преди тази дата, за да планираме всички наши резултати. Училищното настоятелство ще одобри нашите планове през последната седмица на месец април.
- Всички резултати ще доведат до събитие за обявяване на старт, ние повишаваме бюджета за допълнителни нужди чрез събитие за набиране на средства.
- Ние ще постигнем целта на проекта като се срещаме всяка седмица от първата седмица на месец януари, ще си разпределим ролите и ще си помагаме един на друг, когато някой не може или се притеснява да изпълни дейност, свързана с него/нея.
- Нашият успех ще бъде измерен чрез обратна връзка преди и след стартирането на нашата услуга. Ние ще изпратим проучване, в което хората да разкажат за своето преживяване, така че да можем да продължим да подобряваме услугата си след нейното стартиране.
Идентифирицане на заинтересовани страни
Емма: “Както беше споменато в увода, заинтересованите страни са хора или организации, които участват или са заинтересовани, положително или отрицателно, в проекта или резултата от проекта.
През инициализационния процес, екипите на проекти често създават регистър на заинтересованите страни, който включва хората участващи и/или засегнати от проекта, тяхната роля в проекта (клиент, спонсор, член на екипа или публичен орган) и техните данни за контакт.“
Упражнение 6: Идентифициране на заинтересовани страни
Дръпни правилните заинтересовани лица до правилните роли за стартиране на услугата за доставка на продукти на възрастни хора, въз основа на предоставения по-долу текст.
Габи: „За нашия проект, вече сме изяснили няколко неща. Имаме среща с Барбара, за да разберем повече за това какво е разрешено и какво не, от гледна точка на училището, за изграждане на нашата услуга. След това ще говорим и с хората в дома за възрастни хора, когато те се съберат за своята седмична среща с групата на Кейра, за да видим дали всички са заинтересовани. Ема ще гарантира, че това ще се случи навреме и ще го надзирава. Сал ще ѝ помага в тази дейност. И, накрая, вече получихме няколко отстъпки за продукти от Рубен. Той има магазин в града, който е добре познато място в дома за възрастни хора.
Създаване на харта на проекта
Леон: “Въпросите Защо, Кой, Какво, Кога, Къде и Как се използват за създаването на харта на проекта. Хартата на проекта е документ, който „разрешава“ стартирането на проекта и се използва за допълнително изясняване и рафиниране на проекта.
Въвели сме ръководител на проекта и сме описали членовете на екипа, това са хората, които участват в проекта.
В описание на проекта ние сме описали нашите цели. Нашите цели трябва да бъдат специфични, измерими и наблюдаеми. Тези цели могат да ръководят нашия проект от началото до края. Колкото по-добре дефинираме целите, толкова по-лесно ще бъде да останем в релси.
За обосновка на проекта ние въведохме причината, поради която предприемаме този проект. Това отговаря на въпроса „защо“.
Важно събитие е предвиденото време за предоставяне на основен резултат.
Критериите за приемане документират начина на оценка на нашия краен продукт от потребителите и какво ще бъде качеството на крайния продукт. Те дефинират как ще разберем кога сме готови и дали сме успели да изпълним своите цели успешно.
Допусканията са свързани с проекта фактори, които възприемаме като верни, без да получим доказателство. Идентифицирането на допускания помага на екипа да изясни допускания, които не се споделят от всички членове на екипа. Например, дали нашият продукт изобщо е необходим!
Ограничение е всеки фактор, който би попречил на изпълнението на целите на нашия проект. Това може да включва ограничения в бюджет, време, наличност на хора или нещо друго.
Рискът включва всички неочаквани ситуации, с които може да се сблъскаме. Трябва да помислим за потенциалните рискове в началото на проекта, така че да можем да ги управляваме по подходящ начин и да създадем план за реакция. Въпреки че не можем да предвидим всички ситуации, колкото по-подготвени сме, толкова е по-вероятно проектът да успее. Пример за риск може да бъде, че в деня на събитие, планирано на открито, ще вали. Реакцията може да бъде планирането на алтернативна локация в случай на дъжд.“
Примерна харта на проект
Важно събитие: Grocerido
Ръководител на проект: Емма
Членове на екипа: Сал, Габи и Леон
Заинтересовани страни: Кейра Белтран от Дом за възрастни хора и Барбара Брюселс от Училищно настоятелство
Спонсор: Рубен Агуилар от местния магазин
Описание на проекта:
Опишете проекта. Каква е целта на Вашия проект?
Доставка на продукти за хората в нашие местен дом за възрастни хора е начин да ги утешим.
Обосновка на проекта:
Защо изпълнявате този проект?
Основаната цел на проекта е да разработим семпла услуга, която е лесна за употреба от по-възрастното поколение, без необходимостта от цифрови инструменти, чиято употреба може да ги притеснява.
Основно важно събитие:
Кои са големите събития, отбелязващи напредъка? Какви са резултатите? Кога трябва да се предоставят?
Одобрение от училищно настоятелство (април): Създаването на проектно предложение, с което да уведомим училищно настоятелство какво разработваме и да получим от него „да или не“.
Тестване с потребители (май): Получаването на обратна информация от дома за възрастни хора по отношение на нашата услуга. Ние разговаряме с тях, за да разберем какви предположения имаме ние и какви нужди можем да посрещнем.
Стартово събитие (18 юни): Стартиране на нашата услуга и предлагане на продукти на нашите първи петима клиента и отпразнуването на стартирането с мероприятие.
Критерии за приемане:
Как ще бъде оценен крайният продукт?
- Проектът ще бъде завършен навреме, в рамките на бюджета, и отговаря на изискванията на училищното настоятелство.
- Всички допускания са тествани с потребителите.
- Установен е ясен канал на връзка с местния магазин за получаването на отстъпки на продуктите.
- След събитието, отбелязващо стартирането, ще изпратим анкета за да съберем обратна информация.
Допускания:
Какво смяташ за вярно по отношение на този проект?
- Хората в дом за възрастни хора се нуждаят от помощ при закупуването на продукти.
- Възрастните хора не винаги се чувстват удобно, когато използват цифрови инструменти.
- Понякога, за възрастните хора е трудно да пазаруват сами.
- Можем да намерим достатъчно участници за използване на нашата услуга.
- Можем да предизвикаме достатъчно интерес за нашето събитие, отбелязващи началото на проекта.
Ограничения:
Кои фактори ще ограничат начина на изпълнение на проекта?
- Ние сме нов екип и трябва да се опознаем.
- Имаме наложени ограничения от училищното настоятелство какво е разрешено в проекта.
- Имаме ограничен бюджет.
- Имаме на разположение 6 месеца до събитието, отбелязващо старта на проекта.
Рискове:
Какво може да създаде проблеми по време на проекта?
- Сътрудничеството с нашия спонсор, местния магазин, може да не се осъществи.
- Можем да се появят сериозни различия в нашия екип.
- Ние сме прекалено заети с други училищни дейности.
- Липсва интерес от дома за възрастни хора.
- Не можем да предизвикаме достатъчно интерес за нашето събитие, отбелязващи началото на проекта
След като преминеш през петте модула, ще можеш да направиш тест, с който да провериш наученото и да получиш сертификат за взимане на курса.
Премини към следващата глава
Глава 3: Планиране на проект
Основни термини
Кликни на думите, за да се разшири прозореца и разбереш тяхното значение:
Критерии за приемане:
Набор от условия, които трябва да бъдат изпълнени преди приемане на резултатите.
Дейност:
Определена, планирана част от работата, извършвана по време на проект.
Допускане:
Фактор в процеса на планиране, който се възприема като верен, реален или сигурен, без доказателство или демонстрация.
Процес на завършване:
Процесите, извършвани за официалното приключване на проекта, фаза или договор.
Управление на комуникациите:
Компонент на проекта, програмата или план за управление на портфейл, който описва как, кога и с кого ще бъде обменяна и предавана информация за проекта.
Ограничение:
Ограничителен фактор, който въздейства върху изпълнението на проект, програма, портфолио или процес.
Резултат:
Всеки уникален и удостоверим продукт, резултат или възможност за предоставяне на услуга, които трябва да бъдат създадени за завършването на процес, фаза или проект.
Процес на изпълнение:
Това е процесът на реализиране на плана на проекта. Етапът на изпълнение включва осъществяването на дейностите, които са идентифицирани в рамките на процеса на планиране.
Процес на инициация:
Тези процеси се извършват, за да се дефинира нов проект или нова фаза на съществуващ проект, чрез получаването на разрешение за започване на проект или фаза.
Научени уроци:
Познанията, натрупани по време на изпълнението на проекта, които показват начина, по който са управлявани събитията в проекта или трябва да се адресира в бъдеще за целите на подобрение на бъдещото представяне.
Важно събитие:
Това е ключов момент или събитие в даден проект, програма или портфолио.
Планиране на важно събитие:
Тип на график, който представя важните събития с планирани дати.
Процес на наблюдение и контрол:
Извършва се през целия проект. Наблюдението и контролът включва гарантиране, че всички дейности в плана на проекта са изпълнени на време и в рамките на бюджета и справяне с промени, които се налагат за постигане на целите на проекта.
Процес на планиране:
Ръководителят на проекта и членовете на екипа дефинират дейностите, необходими за получаване на крайния продукт, услуга или резултат. Определяне на какъв персонал и ресурси са необходими, определяне на график и наличен бюджет за проекта.
Проект:
Временно усилие, което е предприето за създаването на уникален продукт, услуга или резултат.
Харта на проект:
Документ, издаден от инициатора на проекта или спонсора, който официално разрешава съществуването на проекта и предоставя на мениджъра пълномощието да прилага организационни ресурси към дейностите на проекта.
Управление на проект
Прилагането на знания, инструменти и техники спрямо дейности на проекта с цел изпълнение на изискванията на проекта.
Ръководител на проект
Това е лицето, на което изпълняващата проекта организация възлага, да води екипа и да поеме отговорността за постигане на целите на проекта.
График на проекта
Създаването на модел на график, който представя свързани дейни дейности с планирани дати, продължителности, важни събития и ресурси.
Екип на проекта
Група от хора, които подпомагат ръководителя на проекта при изпълнението на дейностите на проекта с цел постигане на неговите цели.
Обхват:
Работата, която е необходимо да се извърши, за да се реализира даден продукт, услуга или резултат, с определени характеристики или функции.
Разширение на обхват:
Неконтролирано разширение на продукт или обхват на проект, без корекции във време, разходи и ресурси.
Спонсор:
Лице или група, които предоставят ресурси и помощ за проекта, програмата или портфолиото и са отговорни за позволяването на успеха.
Заинтересована страна:
Лице, група или организация, които могат да въздействат, да бъдат въздействани от, или да се възприемат като въздействани от решение, действие или резултат на проект.
Регистър на заинтересовани страни:
Проектен документ, който включва идентифицирането, оценката и класификацията на заинтересованите страни по проекта.
Ресурс
Член на екипа или всеки физически ресурс, необходим за изпълнението на проекта.
Риск:
Несигурно събитие или условие, което, ако се случи, има положително или отрицателно въздействие върху една или повече от целите на проекта.
Съставна структура на работата (WBS - work breakdown structure):
Йерархична разбивка на цялостния обхват на работата, която трябва да се извърши от екипа на проекта с цел постигане на целите на проекта и създаването на необходимите резултати.